Entenda a rotina. Depois, automatize.

Escolha uma única tarefa. Anote o que a inicia, quais informações entram, o que a pessoa faz e qual resultado precisa existir ao final.

Separe o caminho normal das exceções. Informação incompleta, duplicidade e necessidade de aprovação são casos que não devem passar silenciosamente.

No exemplo fictício, a entrada é uma solicitação; a saída é uma lista organizada para revisão. Responder ao cliente ou aprovar uma proposta fica fora desse primeiro teste.

Observe três execuções da mesma tarefa. Registre a duração e as condições; três observações são um começo, não uma amostra que representa todo o negócio.

No exemplo fictício, 10, 15 e 20 minutos dão uma média de 15 minutos. Com 20 ocorrências por semana e uma pessoa, são aproximadamente 21,67 horas por mês usando 52/12 semanas.

Uma redução de 30%, escolhida apenas para simular, corresponde a 6,5 horas potencialmente liberadas. Não significa que uma automação entregará esse resultado nem que o custo da rotina desaparecerá.

Escolha uma etapa repetitiva do mapa. Descreva a regra em linguagem simples e prepare alguns registros fictícios, incluindo entrada incompleta e duplicada.

Compare a saída proposta com uma conferência manual. Registre erros e o tempo de revisar/corrigir; trabalho de revisão também entra no esforço.

No exemplo, o primeiro teste pode somente organizar a lista para uma pessoa revisar. Não envie mensagens, altere cadastros ou aprove valores automaticamente. Integrações e uso de dados reais exigem configuração, permissões e tratamento de falhas definidos.